PARTES DE LA CARTA

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Escribir cartas, se ha vuelto una tarea muy interesante y muy compleja para muchas personas, puesto que hoy día la mayoría de las escuelas no incluyen en sus planes la elaboración de documentos formales.

A lo sumo se hace énfasis en las partes de una carta y de manera general se explican los pasos pero sin entrar en detalles sobre las grandes diferencias que hay entre un tipo de carta y otro.

A continuación te mostramos cuáles son las partes de una carta en general, aunque cabe destacar que en la gran mayoría de tipos de cartas solo se utilizan algunas. Por otro lado las empresas han  diseñado sus propios formatos y estilos de cartas propios, aunque sí, respetando las partes esenciales que debe contener:

El membrete: El membrete constituye un elemento importante, porque nos informa de manera general y condensada detalles esenciales de la empresa: quién es, a qué se dedica y dónde está ubicada. La carta membretada por lo general pertenece a una empresa u organización, representa la marca, el lema y otro tipo de información como número telefónico y dirección de la entidad a la que corresponde. Por ejemplo instituciones del estado, oficina de leyes, nombres de escuelas o institutos, o cualquier otro tipo de persona natural o jurídica, o marca.

Lugar y fecha: corresponde al lugar donde el remitente está escribiendo la carta, y la fecha de emisión. Por ejemplo: si usted es quien escribe la carta, está en Matagalpa y es 25 de enero de 2011, entonces diría: “Matagalpa, 25 de enero de 2011″

Datos o Dirección del destinatario: corresponde al título, nombre de la persona a la que se dirige, cargo, nombre de la entidad u organización, lugar y dirección a la que debe llegar la carta.

El saludo: es una palabra o frase corta y sencilla que se escribe debajo de la dirección del destinatario, con el fin de establecer la comunicación con él.

El asunto o referencia: es un dato que llevan algunas cartas formales, con el propósito de informar anticipadamente al destinatario sobre el contenido del mensaje y facilitar una clasificación adecuada de la correspondencia recibida en la empresa. Es una especie de título o contenido, o tema de que trata la carta. Ejemplo: “Asunto: Envío de libros de Registro”. O “Ref.: Consolidado de Calificaciones”.

Número consecutivo de correspondencia: en determinadas empresas de gran movimiento u organización, es frecuente la costumbre de seriar la correspondencia con un numero denominado “consecutivo de correspondencia”, a fin de especificar departamento u oficina que la expide y facilitar la identificación de la carta. Puede ser numérico (compuesto de sólo números) o alfanumérico (compuesto de cifras y letras) impreso o escrito como norma general en el margen derecho, entre el Membrete y el Lugar y fecha. Ejemplo: “No. 2345 “A”"

Cuerpo contexto de la carta: define la naturaleza de la carta como tal y constituye la parte esencialísima, por cuanto contiene el mensaje propiamente dicho. Consta generalmente de tres partes coincidentes con las partes de que se compone: introducción, desarrollo y conclusión. La introducción es el inicio de la carta, y consiste en una breve frase que se adecua a cada caso en particular, según el contenido de la información o la circunstancia en que se escribe. El desarrollo es la parte de la carta considerada la más esencial, consiste en la exposición clara, sencilla y coherente del motivo del escrito, en uno, dos o tres párrafos ordenados convenientemente. La conclusión es la terminación del contenido de la carta. Consiste en un párrafo breve que cierra la exposición del asunto.

La despedida: es la fórmula con que se da fin a una carta. Debe ser breve y sencilla y sobre todo, debe guardar una estrecha relación con el saludo y con el texto mismo. La costumbre ha impuesto en la actualidad una serie de expresiones de uso corriente, las que han de adaptarse a la naturaleza de la carta y a la condición del destinatario.

Firma y cargo del remitente y antefirma: la firma es el manuscrito del nombre y apellidos del remitente. Debajo de la firma se mecanografía el nombre completo del firmante debe ir a la par o debajo, se incluye el cargo académico, nombre del cargo, posición u ocupación, si no se mencionan en el membrete. A veces se omite el grado académico, sobre todo si aparece en el membrete, y el nombre y el cargo se describen en la misma línea, separados por una coma. Cuando la carta no lleva membrete, algunas empresas acostumbran escribir la dirección del remitente debajo de la reproducción mecanográfica, así como la antefirma, que consiste en el nombre de la empresa o institución ubicada antes de la firma y separada unos dos espacios de la despedida.

Anexos, inclusos o adjuntos: es la indicación que se anota al final de la carta, de dos o cuatro espacios debajo de la Firma y el cargo, para especificar que se anexa o incluye algún documento relacionado con el contenido de la carta, como cheque, pagaré, factura, recibo, etcétera. Si lo que se adjunta consta de varias unidades o documentos distintos, se pueden detallar en el anexo, indicar simplemente el incluso o o expresar solamente el total, por cuanto en el texto ya se ha hecho referencia a cada uno de ellos. Cuando el anexo se refiere a expedientes o documentos de particular significación se especifica el número de folios.

Indicación de copias: es la especificación que se hace, precedida de la palabra “copia” o las abreviaturas c.c. (copia carbón o copia al carbón), título, nombre y cargo de la persona a quien se le remite el duplicado. Se mecanografía al margen izquierdo, de dos o cuatro espacios debajo de los anexos. Si la persona a quien se envía la copia no tiene título ni cargo específico, se anota simplemente el nombre y el apellido. Cuando la copia va dirigida a varias personas, se anota en el orden jerárquico el nombre y el cargo, o el cargo o la dependencia que recibirán los respectivos duplicados.

Identificación mecanográfica: la identificación mecanográfica es el signo de escritura (letra o palabra) que se escribe al final de la carta para identificar a la persona que la dicta y a la que la mecanografía. Se ubica generalmente junto al margen izquierdo, separado por dos o más espacios de la indicación de copias. La costumbre ha impuesto tres maneras: se describen las iniciales en mayúsculas de quien dicta la carta y, separadas por una línea inclinada o dos puntos, las iniciales en minúscula de quien la mecanografía; se escriben todas las iniciales en mayúsculas. Modernamente, es más usual escribir sólo las iniciales del mecanógrafo, particularmente cuando el nombre del redactor o firmante figura en el membrete.

La posdata: la posdata –llamada así como antiguamente la fecha (data) se ponía al final de la carta–, es la información que precedido de las iniciales correspondientes, se agrega al final del escrito ya firmado, por haber omitido en el texto o un dato de interés. Observe que después del punto se escribe la palabra ” VALE”, en mayúsculas. En la correspondencia comercial moderna, la posdata es un elemento que tiende a desaparecer, pues una carta bien planeada no requiere ninguna información adicional. Actualmente se prefiere emplear la palabra “NOTA” aunque lo mejor es escribir de nuevo la carta completa.

Respecto a la continuación en la página siguiente: una carta ideal no debe ocupar más allá de una página en la exposición del asunto que se aborda; sin embargo, hay casos que ameritan una segunda y hasta una tercera página. En tales circunstancias, las empresas estilan distintos procedimientos. Generalmente se escribe en el borde inferior derecho de la página inconclusa la palabra ” sigue” o ” continúa” entre paréntesis, a dos o cuatro espacios de la última línea, y en el borde superior izquierdo de la siguiente, la palabra “viene” igualmente entre paréntesis.

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